Comment concevoir un livret d'accueil digital premium pour votre hôtel

Le livret d'accueil sous pochette plastique, posé sur le bureau de la chambre, a longtemps été la norme. Il est pourtant rarement lu, vite obsolète, et coûteux à réimprimer à chaque changement d'horaire ou de tarif. Vos clients, eux, ont leur téléphone en main dès qu'ils entrent dans la chambre.

Un livret d'accueil digital met toute l'information de l'hôtel à portée de scan : le Wi-Fi, les services, les horaires, les équipements de la chambre, le restaurant et la conciergerie. Voici comment le concevoir pour qu'il soit vraiment utile.

Pourquoi passer au livret d'accueil digital ?

• Une information toujours juste. Un horaire de petit-déjeuner qui change, un nouveau soin au spa, un tarif de parking révisé : vous modifiez en ligne, et tous les clients voient la bonne information.
• Moins d'appels à la réception. Les questions répétitives (mot de passe Wi-Fi, horaires, fonctionnement de la climatisation) trouvent leur réponse dans la chambre.
• Une clientèle internationale mieux accueillie. Chaque client lit le livret dans sa langue.
• Des services mieux connus. Le spa, le bar, le room service ou les activités sont présentés au moment où le client peut en profiter.
• Moins d'impressions. Les QR codes s'impriment une fois ; le contenu évolue sans réimpression.

Le contenu indispensable

Les informations pratiques

C'est ce que le client cherche en premier, et ce qui doit être accessible en un geste :

• le Wi-Fi, avec un bouton pour copier le mot de passe ou se connecter directement ;
• les horaires : petit-déjeuner, réception, check-out, spa, piscine, bar ;
• les contacts : réception, conciergerie, urgences ;
• l'accès et le stationnement : parking, navette, transports.

Les services de l'hôtel

Le livret est aussi votre meilleure vitrine interne. Présentez chaque service avec une photo, les horaires et la manière de réserver :

• le restaurant et le bar, avec leurs cartes ;
• le room service, que le client peut consulter et commander depuis son téléphone ;
• le spa et le bien-être, avec la liste des soins ;
• les activités et excursions proposées par la conciergerie.

Les équipements de la chambre

Climatisation, télévision, coffre-fort, machine à café, jacuzzi : chaque équipement peut avoir sa notice, avec des photos ou une courte vidéo. Un QR code collé discrètement près de l'appareil ouvre directement la bonne notice.

Les recommandations locales

Restaurants partenaires, lieux à visiter, marchés, plages : vos recommandations font partie de l'expérience et montrent la connaissance de votre équipe.

Organiser le livret par chambre

Toutes les chambres ne se ressemblent pas. Une suite avec jacuzzi privatif n'a pas les mêmes équipements qu'une chambre standard. L'idéal est de structurer le livret en espaces :

• un espace commun à tout l'hôtel : Wi-Fi, horaires, services, restaurant, recommandations ;
• un espace par type de chambre : équipements spécifiques, notices, consignes propres à la chambre.

Chaque chambre reçoit ainsi un QR code qui ouvre exactement les informations qui la concernent, sans noyer le client dans des notices inutiles.

Traduire le livret pour la clientèle internationale

Dans un hôtel, la clientèle étrangère représente souvent une part importante des séjours. Un livret uniquement en français oblige la réception à répéter les mêmes explications dans plusieurs langues.

Avec un livret digital, le client choisit sa langue et retrouve tout le contenu traduit : services, horaires, notices et recommandations. Chez Pliyos, les forfaits hôteliers incluent votre langue d'origine et 4 langues de traduction, à choisir parmi plus de 100, et le forfait Resort / Groupes n'a pas de limite de langues.

Une expérience à votre image

Le livret d'accueil prolonge l'image de votre établissement. Deux éléments font la différence :

• Des QR codes à vos couleurs, avec votre logo au centre, plutôt qu'un carré noir anonyme.
• Votre propre nom de domaine. Avec un domaine personnalisé (CNAME), le client consulte par exemple guide.votre-hotel.com plutôt que l'adresse d'un prestataire. Le parcours reste entièrement à votre marque.

Où placer les QR codes ?

• Dans la chambre : sur le bureau ou la table de nuit, sur un chevalet élégant ou une plaque.
• Près des équipements : à côté de la climatisation, du coffre-fort ou de la machine à café, pour la notice correspondante.
• À la réception et dans les ascenseurs : pour présenter les services et le restaurant.
• Au restaurant et au bar : pour la carte et les allergènes.

Soignez la lisibilité : un QR code d'au moins 2,5 à 3 cm, bien contrasté, avec un texte d'appel comme « Scannez pour découvrir l'hôtel ». Les QR codes dynamiques permettent ensuite de changer le contenu sans toucher aux supports.

Recueillir l'avis des clients

Le livret est aussi le bon endroit pour inviter les clients à partager leur expérience : un QR code d'avis Google en fin de séjour, et un formulaire de retour privé pour ceux qui ont une remarque à faire directement à l'équipe. Vous traitez les problèmes avant le départ, et vous facilitez les avis publics de tous vos clients.

Combien coûte un livret d'accueil digital ?

Chez Pliyos, les forfaits pour les hôtels s'adaptent à la taille de l'établissement :

• Boutique, 15 € HT par mois : 3 QR codes, livret d'accueil et partage du Wi-Fi, idéal pour les maisons d'hôtes et petits hôtels ;
• Hotel, 39 € HT par mois : 15 QR codes, portail de services, menus du restaurant et room service, domaine personnalisé ;
• Enterprise, 79 € HT par mois : 50 QR codes et accès multi-utilisateurs pour l'équipe ;
• Resort / Groupes, 149 € HT par mois : QR codes illimités, gestion multi-établissements et marque blanche complète.

La facturation annuelle offre 2 mois, et l'essai est gratuit, sans carte bancaire. Le détail est sur la page tarifs.

Les erreurs à éviter

• Mettre un PDF derrière le QR code. Il se lit mal sur un téléphone et ne se traduit pas.
• Tout mettre au même niveau. Le Wi-Fi et les horaires doivent être visibles immédiatement, les détails peuvent attendre.
• Oublier de mettre à jour. Un horaire faux crée plus de frustration qu'une information absente.
• Négliger les photos. Un spa ou un restaurant présenté sans image donne peu envie.
• Supprimer toute information papier. Gardez un minimum à la réception pour les clients qui le préfèrent.

Pour les locations de vacances, notre guide complet du livret d'accueil digital détaille l'arrivée autonome et les notices d'équipements.

Questions fréquentes

Le client doit-il installer une application ?

Non. L'appareil photo du téléphone suffit à scanner le QR code, et le livret s'ouvre dans le navigateur.

Peut-on avoir un contenu différent par chambre ?

Oui. Chaque type de chambre peut avoir son propre espace, avec ses équipements et ses notices, en plus des informations communes à tout l'hôtel.

Peut-on utiliser le nom de domaine de l'hôtel ?

Oui, à partir du forfait Hotel, avec un domaine personnalisé (CNAME) comme guide.votre-hotel.com.