So erstellen Sie eine Premium-digitale Gästemappe für Ihr Hotel

Die Gästemappe in der Klarsichthülle auf dem Schreibtisch war lange der Standard. Doch sie wird selten gelesen, ist schnell veraltet und teuer nachzudrucken, sobald sich eine Öffnungszeit oder ein Preis ändert. Ihre Gäste haben ihr Smartphone dagegen in der Hand, sobald sie das Zimmer betreten.

Eine digitale Gästemappe macht alle Informationen Ihres Hauses per Scan zugänglich: WLAN, Services, Öffnungszeiten, Zimmerausstattung, Restaurant und Concierge. So gestalten Sie sie, damit sie wirklich nützlich ist.

Warum auf eine digitale Gästemappe umsteigen?

• Immer korrekte Informationen. Neue Frühstückszeiten, eine neue Spa-Behandlung, geänderte Parkgebühren: Sie ändern es online, und alle Gäste sehen die richtige Information.
• Weniger Anrufe an der Rezeption. Wiederkehrende Fragen (WLAN-Passwort, Öffnungszeiten, Bedienung der Klimaanlage) werden im Zimmer beantwortet.
• Ein besserer Empfang internationaler Gäste. Jeder Gast liest die Mappe in seiner Sprache.
• Bekanntere Services. Spa, Bar, Zimmerservice oder Aktivitäten werden dann präsentiert, wenn der Gast sie nutzen kann.
• Weniger Druck. Die QR-Codes werden einmal gedruckt; der Inhalt entwickelt sich ohne Nachdruck weiter.

Die wichtigsten Inhalte

Praktische Informationen

Danach sucht der Gast zuerst, und sie müssen mit einem Fingertipp erreichbar sein:

• das WLAN, mit einer Schaltfläche zum Kopieren des Passworts oder zur direkten Verbindung;
• die Öffnungszeiten: Frühstück, Rezeption, Check-out, Spa, Pool, Bar;
• die Kontakte: Rezeption, Concierge, Notfälle;
• Anfahrt und Parken: Parkplatz, Shuttle, öffentliche Verkehrsmittel.

Die Hotelservices

Die Mappe ist auch Ihr bestes internes Schaufenster. Stellen Sie jeden Service mit Foto, Öffnungszeiten und Buchungsweg vor:

• Restaurant und Bar, mit ihren Karten;
• den Zimmerservice, den der Gast auf dem Smartphone ansehen und bestellen kann;
• Spa und Wellness, mit der Liste der Behandlungen;
• Aktivitäten und Ausflüge, die der Concierge anbietet.

Die Zimmerausstattung

Klimaanlage, Fernseher, Safe, Kaffeemaschine, Whirlpool: Jedes Gerät kann eine eigene Anleitung haben, mit Fotos oder einem kurzen Video. Ein dezent neben dem Gerät angebrachter QR-Code öffnet direkt die passende Anleitung.

Lokale Empfehlungen

Partnerrestaurants, Sehenswürdigkeiten, Märkte, Strände: Ihre Empfehlungen sind Teil des Erlebnisses und zeigen die Ortskenntnis Ihres Teams.

Die Mappe nach Zimmern aufbauen

Nicht alle Zimmer sind gleich. Eine Suite mit eigenem Whirlpool hat eine andere Ausstattung als ein Standardzimmer. Idealerweise gliedern Sie die Mappe in Bereiche:

• einen gemeinsamen Bereich für das ganze Hotel: WLAN, Öffnungszeiten, Services, Restaurant, Empfehlungen;
• einen Bereich pro Zimmertyp: spezifische Ausstattung, Anleitungen und zimmerbezogene Hinweise.

So erhält jedes Zimmer einen QR-Code, der genau die passenden Informationen öffnet, ohne den Gast mit überflüssigen Anleitungen zu überfrachten.

Die Mappe für internationale Gäste übersetzen

In einem Hotel machen internationale Gäste oft einen großen Teil der Aufenthalte aus. Eine Mappe in nur einer Sprache zwingt die Rezeption, dieselben Erklärungen in mehreren Sprachen zu wiederholen.

Mit einer digitalen Mappe wählt der Gast seine Sprache und sieht alle Inhalte übersetzt: Services, Öffnungszeiten, Anleitungen und Empfehlungen. Bei Pliyos enthalten die Hoteltarife Ihre Ausgangssprache und 4 Übersetzungssprachen, auswählbar aus über 100; der Tarif Resort / Gruppen hat keine Sprachbegrenzung.

Ein Erlebnis in Ihrem Stil

Die Gästemappe setzt das Image Ihres Hauses fort. Zwei Dinge machen den Unterschied:

• QR-Codes in Ihren Farben, mit Ihrem Logo in der Mitte, statt eines anonymen schwarzen Quadrats.
• Ihre eigene Domain. Mit einer eigenen Domain (CNAME) öffnet der Gast zum Beispiel gaeste.ihr-hotel.de statt der Adresse eines Anbieters. Die ganze Customer Journey bleibt bei Ihrer Marke.

Wo die QR-Codes platzieren?

• Im Zimmer: auf dem Schreibtisch oder Nachttisch, auf einem eleganten Aufsteller oder einer Plakette.
• Neben den Geräten: bei Klimaanlage, Safe oder Kaffeemaschine, für die passende Anleitung.
• An der Rezeption und im Aufzug: um Services und Restaurant vorzustellen.
• Im Restaurant und in der Bar: für die Karte und die Allergene.

Achten Sie auf die Lesbarkeit: ein QR-Code von mindestens 2,5 bis 3 cm, kontrastreich, mit einem Hinweis wie „Scannen und das Hotel entdecken“. Dynamische QR-Codes erlauben es, den Inhalt später zu ändern, ohne die Drucksachen anzufassen.

Das Feedback der Gäste einholen

Die Mappe ist auch der richtige Ort, um Gäste einzuladen, ihre Erfahrung zu teilen: ein QR-Code für Google-Bewertungen am Ende des Aufenthalts und ein privates Feedbackformular für alle, die dem Team direkt etwas mitteilen möchten. So lösen Sie Probleme vor der Abreise und erleichtern allen Gästen eine öffentliche Bewertung.

Was kostet eine digitale Gästemappe?

Bei Pliyos passen sich die Tarife für Hotels der Größe Ihres Hauses an:

• Boutique, 15 € pro Monat (zzgl. MwSt.): 3 QR-Codes, Gästemappe und WLAN-Freigabe, ideal für Pensionen und kleine Hotels;
• Hotel, 39 € pro Monat: 15 QR-Codes, Serviceportal, Restaurantkarten und Zimmerservice, eigene Domain;
• Enterprise, 79 € pro Monat: 50 QR-Codes und Mehrbenutzerzugang für Ihr Team;
• Resort / Gruppen, 149 € pro Monat: unbegrenzte QR-Codes, Verwaltung mehrerer Häuser und vollständiges White-Label.

Bei jährlicher Zahlung sind 2 Monate gratis, und die Testphase ist kostenlos, ohne Kreditkarte. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

Typische Fehler

• Ein PDF hinter den QR-Code legen. Es ist auf dem Smartphone schlecht lesbar und lässt sich nicht übersetzen.
• Alles gleich gewichten. WLAN und Öffnungszeiten müssen sofort sichtbar sein, Details können warten.
• Die Aktualisierung vergessen. Eine falsche Öffnungszeit ärgert mehr als eine fehlende Information.
• Fotos vernachlässigen. Ein Spa oder Restaurant ohne Bilder macht wenig Lust.
• Alle gedruckten Informationen abschaffen. Halten Sie an der Rezeption ein Minimum für Gäste bereit, die Papier bevorzugen.

Für Ferienunterkünfte erklärt unser kompletter Leitfaden zur digitalen Gästemappe den Self-Check-in und die Geräteanleitungen im Detail.

Häufige Fragen

Muss der Gast eine App installieren?

Nein. Die Kamera des Smartphones genügt zum Scannen, und die Mappe öffnet sich im Browser.

Kann jedes Zimmer eigene Inhalte haben?

Ja. Jeder Zimmertyp kann einen eigenen Bereich mit seiner Ausstattung und seinen Anleitungen haben, zusätzlich zu den Informationen für das ganze Hotel.

Kann die Domain des Hotels genutzt werden?

Ja, ab dem Tarif Hotel, mit einer eigenen Domain (CNAME) wie gaeste.ihr-hotel.de.