La guía de bienvenida en funda de plástico sobre el escritorio de la habitación ha sido durante mucho tiempo la norma. Sin embargo, rara vez se lee, se queda anticuada enseguida y reimprimirla cada vez que cambia un horario o una tarifa resulta caro. Sus clientes, en cambio, tienen el teléfono en la mano en cuanto entran en la habitación.
Una guía de bienvenida digital pone toda la información del hotel a un escaneo de distancia: el wifi, los servicios, los horarios, los equipos de la habitación, el restaurante y la conserjería. Así puede diseñarla para que sea realmente útil.
En resumen
Una buena guía de bienvenida digital se abre escaneando un código QR en la habitación, se lee en el idioma del cliente y se actualiza en segundos. Reúne la información práctica, los servicios del hotel y las instrucciones de los equipos, en el dominio y con los colores de su establecimiento.
¿Por qué pasarse a la guía de bienvenida digital?
- Una información siempre correcta. Un nuevo horario de desayuno, un nuevo tratamiento en el spa, una tarifa de aparcamiento revisada: lo modifica en línea y todos los clientes ven la información correcta.
- Menos llamadas a recepción. Las preguntas repetitivas (contraseña del wifi, horarios, funcionamiento del aire acondicionado) encuentran respuesta en la habitación.
- Una mejor acogida de la clientela internacional. Cada cliente lee la guía en su idioma.
- Servicios más conocidos. El spa, el bar, el servicio de habitaciones o las actividades se presentan cuando el cliente puede disfrutarlos.
- Menos impresión. Los códigos QR se imprimen una vez; el contenido evoluciona sin reimpresiones.
El contenido imprescindible
La información práctica
Es lo primero que busca el cliente, y debe estar a un gesto:
- el wifi, con un botón para copiar la contraseña o conectarse directamente;
- los horarios: desayuno, recepción, salida, spa, piscina, bar;
- los contactos: recepción, conserjería, urgencias;
- el acceso y el aparcamiento: parking, lanzadera, transporte público.
Los servicios del hotel
La guía es también su mejor escaparate interno. Presente cada servicio con una foto, los horarios y la forma de reservar:
- el restaurante y el bar, con sus cartas;
- el servicio de habitaciones, que el cliente puede consultar y pedir desde su teléfono;
- el spa y el bienestar, con la lista de tratamientos;
- las actividades y excursiones que propone la conserjería.
Los equipos de la habitación
Aire acondicionado, televisión, caja fuerte, cafetera, jacuzzi: cada equipo puede tener sus instrucciones, con fotos o un vídeo corto. Un código QR colocado discretamente junto al aparato abre directamente las instrucciones correctas.
Las recomendaciones locales
Restaurantes asociados, lugares que visitar, mercados, playas: sus recomendaciones forman parte de la experiencia y demuestran el conocimiento de su equipo.
Organizar la guía por habitación
No todas las habitaciones son iguales. Una suite con jacuzzi privado no tiene los mismos equipos que una habitación estándar. Lo ideal es estructurar la guía en espacios:
- un espacio común para todo el hotel: wifi, horarios, servicios, restaurante, recomendaciones;
- un espacio por tipo de habitación: equipos específicos, instrucciones y normas propias de la habitación.
Así, cada habitación recibe un código QR que abre exactamente la información que le corresponde, sin abrumar al cliente con instrucciones innecesarias.
Traducir la guía para la clientela internacional
En un hotel, la clientela extranjera suele representar una parte importante de las estancias. Una guía en un solo idioma obliga a la recepción a repetir las mismas explicaciones en varios idiomas.
Con una guía digital, el cliente elige su idioma y encuentra todo el contenido traducido: servicios, horarios, instrucciones y recomendaciones. En Pliyos, los planes para hoteles incluyen su idioma original y 4 idiomas de traducción, a elegir entre más de 100, y el plan Resort / Grupos no tiene límite de idiomas.
La traducción la hace una IA, pero revise los contenidos importantes, como las normas de seguridad y las condiciones de salida, en sus idiomas principales.
Una experiencia a su imagen
La guía de bienvenida prolonga la imagen de su establecimiento. Dos elementos marcan la diferencia:
- Códigos QR con sus colores, con su logotipo en el centro, en lugar de un cuadrado negro anónimo.
- Su propio nombre de dominio. Con un dominio personalizado (CNAME), el cliente consulta por ejemplo
guia.su-hotel.comen lugar de la dirección de un proveedor. Todo el recorrido mantiene su marca.
¿Dónde colocar los códigos QR?
- En la habitación: en el escritorio o la mesilla, en un expositor elegante o una placa.
- Junto a los equipos: al lado del aire acondicionado, la caja fuerte o la cafetera, para las instrucciones correspondientes.
- En recepción y en los ascensores: para presentar los servicios y el restaurante.
- En el restaurante y el bar: para la carta y los alérgenos.
Cuide la legibilidad: un código QR de al menos 2,5 a 3 cm, con buen contraste y un texto de invitación como «Escanee para descubrir el hotel». Los códigos QR dinámicos permiten después cambiar el contenido sin tocar los soportes.
Recoger la opinión de los clientes
La guía es también el lugar adecuado para invitar a los clientes a compartir su experiencia: un código QR de reseñas de Google al final de la estancia y un formulario privado para quienes quieran comentar algo directamente al equipo. Resuelve los problemas antes de la salida y facilita las reseñas públicas de todos sus clientes.
¿Cuánto cuesta una guía de bienvenida digital?
En Pliyos, los planes para hoteles se adaptan al tamaño del establecimiento:
- Boutique, 15 € al mes (IVA no incluido): 3 códigos QR, guía de bienvenida y wifi compartido, ideal para casas rurales y hoteles pequeños;
- Hotel, 39 € al mes: 15 códigos QR, portal de servicios, cartas del restaurante y servicio de habitaciones, dominio personalizado;
- Enterprise, 79 € al mes: 50 códigos QR y acceso multiusuario para el equipo;
- Resort / Grupos, 149 € al mes: códigos QR ilimitados, gestión de varios establecimientos y marca blanca completa.
La facturación anual regala 2 meses, y la prueba es gratuita, sin tarjeta bancaria. Todos los detalles en la página de precios.
Errores que evitar
- Poner un PDF detrás del código QR. Se lee mal en el teléfono y no se traduce.
- Ponerlo todo al mismo nivel. El wifi y los horarios deben verse de inmediato; los detalles pueden esperar.
- Olvidarse de actualizar. Un horario erróneo frustra más que una información ausente.
- Descuidar las fotos. Un spa o un restaurante presentado sin imágenes apenas apetece.
- Suprimir toda información en papel. Conserve lo mínimo en recepción para los clientes que lo prefieran.
Para los alquileres vacacionales, nuestra guía completa del libro de bienvenida digital detalla la llegada autónoma y las instrucciones de los equipos.
Preguntas frecuentes
¿El cliente tiene que instalar una aplicación?
No. La cámara del teléfono basta para escanear el código QR, y la guía se abre en el navegador.
¿Se puede tener un contenido distinto por habitación?
Sí. Cada tipo de habitación puede tener su propio espacio, con sus equipos e instrucciones, además de la información común a todo el hotel.
¿Se puede usar el nombre de dominio del hotel?
Sí, a partir del plan Hotel, con un dominio personalizado (CNAME) como guia.su-hotel.com.