L'accueil fait une grande partie de l'expérience d'un séjour en location de courte durée. Un voyageur qui trouve facilement le logement, entre sans difficulté et comprend tout de suite comment fonctionnent les équipements commence son séjour détendu. À l'inverse, une arrivée compliquée laisse une impression qui se retrouve souvent dans le commentaire final.
Voici les leviers concrets pour optimiser l'accueil de vos voyageurs, tout en réduisant le temps que vous y passez.
En résumé
Préparez l'arrivée avant le séjour, rendez l'accès autonome simple et illustré, répondez aux questions récurrentes dans un livret d'accueil digital, placez des QR codes sur les équipements, traduisez les consignes, et invitez chaque voyageur à partager son avis.
1. Préparer l'arrivée avant le séjour
L'accueil commence avant que le voyageur ne pose sa valise. Quelques jours avant l'arrivée, un message clair évite la plupart des questions de dernière minute :
- l'adresse exacte et l'itinéraire ;
- l'heure d'arrivée possible ;
- le mode d'accès au logement ;
- le lien vers votre livret d'accueil digital.
Envoyer le livret à l'avance permet au voyageur de le consulter tranquillement, plutôt que de le découvrir à 23 h devant la porte.
2. Simplifier l'arrivée autonome
L'arrivée autonome est appréciée des voyageurs comme des hôtes, à condition d'être sans ambiguïté :
- des photos de l'immeuble, de la porte, du boîtier à clés ;
- des étapes numérotées : digicode, étage, porte, boîtier ;
- un plan B : le numéro à appeler si le code ne fonctionne pas.
Une courte vidéo du trajet depuis la rue jusqu'à la porte est souvent plus claire que n'importe quel texte.
3. Un livret d'accueil digital toujours à jour
Les classeurs papier s'abîment et deviennent vite obsolètes : nouveau mot de passe Wi-Fi, consignes de tri modifiées, commerce fermé. Un livret d'accueil accessible par QR code règle ce problème : vous modifiez en ligne, et le voyageur voit toujours la bonne version.
Regroupez-y les questions qui reviennent à chaque séjour : le Wi-Fi, le chauffage ou la climatisation, l'électroménager, le tri des déchets et les modalités de départ. Notre article sur le livret d'accueil Airbnb personnalisé détaille le contenu à prévoir.
4. Placer des QR codes sur les équipements
Pour éviter les messages du soir demandant comment lancer le four ou régler la climatisation, collez un QR code directement sur les appareils les plus délicats. En le scannant, le voyageur ouvre la notice de cet équipement précis.
Enrichissez chaque notice d'une photo ou d'un court tutoriel vidéo : l'ouverture des volets roulants, la mise en route de la piscine, l'accès au garage. Une vidéo de 20 secondes vaut souvent mieux qu'un long paragraphe.
5. Rendre le Wi-Fi immédiat
Le mot de passe Wi-Fi est la première question de presque tous les voyageurs. Un QR code Wi-Fi permet de se connecter en un scan, et une page Wi-Fi avec un bouton « copier le mot de passe » règle le cas des téléphones qui ne prennent pas en charge la connexion automatique.
Avec un QR code Wi-Fi dynamique, vous pouvez changer le mot de passe dans votre tableau de bord sans réimprimer le QR code.
6. Traduire les consignes pour les voyageurs étrangers
La barrière de la langue est une source fréquente de mauvaise utilisation des équipements et de malentendus sur les règles de la maison. Un livret digital traduit permet à chaque voyageur de lire les consignes dans sa langue.
Chez Pliyos, le forfait Airbnb Solo inclut votre langue d'origine et 4 langues de traduction, à choisir parmi plus de 100. Les notices d'équipements sont traduites en même temps que le livret.
7. Partager vos bonnes adresses
Vos recommandations font la différence entre un logement et un séjour réussi : boulangerie, restaurants, marché, activités, plages. Mettez-les dans le livret avec un mot personnel, plutôt qu'une liste impersonnelle.
8. Inviter les voyageurs à donner leur avis
Avant le départ, invitez simplement chaque voyageur à laisser un commentaire sur la plateforme de réservation. Vous pouvez aussi lui proposer un moyen de vous faire part directement d'un problème ou d'une suggestion : c'est l'occasion de corriger un défaut pour les séjours suivants.
Par où commencer ?
Commencez par noter les questions que vos voyageurs vous posent le plus souvent : ce sont les premières sections de votre livret. Ajoutez ensuite les notices de vos équipements, vos recommandations, et imprimez vos QR codes.
Avec le livret d'accueil Pliyos pour Airbnb, vous pouvez partir de votre livret existant, au format PDF ou Word. Pour toutes les étapes en détail, lisez notre guide complet du livret d'accueil Airbnb digital.