无论您是只拥有一套度假民宿的房东，还是管理着数十套房产的托管运营方，迎接房客都是您业务中最为关键的时刻。
正是这一时刻，决定了房客的入住体验、在各大预订平台（如 Airbnb、Booking.com）上的综合评分，以及……您作为运营者的精力和时间成本。
然而，大多数民宿仍在使用过时的方式：陈旧的纸质文件夹、冗长繁琐的电子邮件，或者是手机上几乎无法阅读的静态 PDF 文档。
本指南将介绍如何打造一份真正实用的数字化欢迎手册：应包含哪些内容（附可直接套用的文本模板）、它如何补充 Airbnb 内置的房屋指南、二维码应放在房源的哪些位置，以及如何轻松保持内容更新。
1. 为什么纸质手册和 PDF 已经行不通了
大多数房客经过数小时的旅途，抵达时已经很疲惫。他们不会花时间翻阅放在柜子上的 20 页文件夹。
传统形式的主要局限：
- 语言障碍：只用一种语言编写的手册，对讲英语、西班牙语或德语的房客毫无用处。
- 难以在需要时找到信息：在长篇文档中寻找 Wi-Fi 密码或垃圾桶位置，会让人十分沮丧。
- 更新不灵活：钥匙盒密码或 Wi-Fi 密码变了？您必须重新打印并手动更换页面。
- 全天候不断的消息：当信息无法一键获取时，房客的第一反应就是给房东发消息或打电话。
💡您知道吗？
房客向房东提出的大多数问题总是集中在相同的几个方面：Wi-Fi、空调或暖气、厨房电器以及退房流程。
2. 什么是互联的数字化 Airbnb 欢迎手册？
数字化欢迎手册是一个流畅、自适应的网页界面，房客无需下载任何第三方应用即可立即打开。
房客可以通过两种非常简单的方式访问：
- 入住前：通过入住前消息中发送的动态链接。
- 入住期间：扫描放置在房源内的二维码。
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│ 数字化欢迎手册 │
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[ 入住信息 ] [ 设备说明 ] [ 本地指南与推荐 ]
• 时间与进入方式 • 每台设备一个二维码 • 推荐餐厅
• 门禁密码 / 钥匙 • 视频教程（空调） • 紧急电话
• Wi-Fi 连接 • 垃圾分类 • 交通与停车
3. Airbnb 内置的房屋指南够用吗？
Airbnb 在房源页面中提供了填写入住说明、Wi-Fi 信息、房屋手册和房屋守则的位置。请好好利用：房客在抵达前首先会在这里查找信息。
但这份指南存在于 Airbnb 应用内。到达房源后，房客必须重新打开应用，找到自己的预订，再找到对应的栏目。而且它只适用于 Airbnb 的预订：通过 Booking.com、其他网站或直接向您预订的房客无法看到。
数字化欢迎手册额外带来的价值：
最好的做法是两者结合：将关键入住信息填写在 Airbnb 中，并在入住前消息和房屋手册中附上完整欢迎手册的链接。
4. 一份成功的欢迎手册必备的内容
为了真正有效，您的手册应当层次清晰、简明扼要：
A. 进入与入住信息（Check-in）
- 准确地址及直达导航链接（Google 地图 / Waze）。
- 停车说明（车位号、门禁卡、街道停车限制）。
- 钥匙盒或智能门锁的清晰使用说明（配照片或短视频）。
B. 房源与设备的使用方法
- 简便的 Wi-Fi 连接（一键复制密码按钮，或扫码即连的二维码）。
- 暖气、空调和温控器的使用方法。
- 垃圾分类说明及垃圾桶位置。
- 房屋守则（禁烟、夜间安静时间、宠物）。
C. 本地指南与房东推荐
- 附近您最喜欢的 3 到 5 家餐厅。
- 周边商店（面包店、超市、药店）。
- 必去景点和小众玩法推荐。
D. 退房流程（Check-out）
- 最晚退房时间。
- 退房须知（归还钥匙、关灯、餐具处理）。
5. 可直接套用的文本模板
一份好的手册几秒钟就能读完。以下是三个可以修改使用的简短模板，请替换方括号中的内容。
自助入住
欢迎！您可以从 [16:00] 起入住。
- 请将车停在地下 -1 层的 [12] 号车位（门禁卡在钥匙盒里）。
- 钥匙盒位于大门右侧。密码：[将在您入住当天发送]。
- 公寓在 [3 楼]，左侧的门。 遇到问题？请拨打 [您的电话]，我的接听时间为 [8:00 至 22:00]。
Wi-Fi
网络名称：[松林小屋]。密码：[请在下方复制]。 路由器在电视柜里。如果无法上网，请拔掉电源 10 秒钟后再插上。
退房
请在 [11:00] 前退房。离开前请：
- 如果洗碗机已满，请启动洗碗机；
- 将垃圾扔到院子里的垃圾桶（[黄色：包装，绿色：玻璃]）；
- 关好窗户并关闭空调；
- 将钥匙放回钥匙盒，并打乱密码。 感谢您的入住，祝您旅途愉快！
这些文本之所以有效，在于三个原则：每行只写一个动作，数字和密码一目了然，并且只留一位联系人及其联系时间。
6. 不可遗漏的安全与实用信息
这些信息很少有人查看，但在房客需要的那一天，必须能在几秒钟内找到：
- 紧急电话：在欧洲，任何手机都可以拨打 112。在中国大陆，请拨打 110（报警）、119（火警）、120（急救）。同时请写上当地的警察、救护车和消防电话。
- 烟雾报警器的位置，以及灭火器（如有）、电表和总水阀的位置。
- 最近的药店和诊所，如有可能，注明夜间或节假日值班信息。
- 设备故障时该怎么做：停电、漏水、门打不开，并附上您的电话；如果您住得较远，再附上一位本地联系人的电话。
许多国家和城市要求短租房源进行登记，且登记号码通常必须出现在每一则房源信息中。例如在法国，这一规定见于《旅游法典》第 L324-1-1 条。各地规定不尽相同，请向当地主管部门咨询。欢迎手册并非法律义务，但它是提醒房客遵守楼宇规定和当地垃圾分类要求的合适位置。
7. 托管运营方的秘密武器：每台设备专属的二维码微型说明
集中式的欢迎手册必不可少，但如果房客在晚上 11 点站在洗碗机或热泵前一筹莫展呢？他们不一定会重新打开完整的手册。
推荐的做法：在房源内最复杂的 3 到 4 台设备上直接贴一个不显眼的二维码：
- 空调 / 热泵：简化版操作说明（避免冷暖模式混淆）。
- 电磁炉或烤箱：如何解除儿童锁。
- Spa / 按摩浴缸：使用与开启指引。
扫描该专属二维码后，房客将直接进入该设备的页面，查看已翻译成其母语的使用说明，以及一段 20 秒的讲解视频。
无需重写厂家说明书：导入说明书 PDF，保留入住期间真正用得上的三四个操作步骤，再加一段用手机拍摄的短视频即可。
8. 二维码应放在房源的哪些位置
没人看到的二维码毫无用处。以下几个位置效果特别好：
打印时，如果二维码在几十厘米的距离内扫描，边长至少应为 3 厘米；要保证强对比度（浅色背景上的深色二维码），并选用耐用材料：厨房和浴室使用覆膜或乙烯基标签。
使用动态二维码，打印出来的地址永远不会改变。您可以修改页面内容，甚至将其指向别处，而无需重新打印。
9. 为国际房客翻译您的欢迎手册
无需翻译成所有语言。看看您的房客来自哪里（预订记录会告诉您），先从最常见的三四种语言开始，根据地区不同，通常是英语、德语、西班牙语或法语。
请对敏感信息进行校对：密码、时间和安全须知在每种语言中都必须准确无误。同时避免使用俚语和双关语，这些内容很难翻译。
10. 保持欢迎手册内容最新
一份过时的手册比没有手册危害更大：一个旧的钥匙盒密码，就足以毁掉您的一个晚上。请养成定期检查的习惯：
- 每次更换密码、Wi-Fi 密码或设备时；
- 每个旺季开始前，更新商店营业时间和本地推荐；
- 每当房客反复问到同一个问题时：如果同一个问题被问了两次，说明手册里缺少这个答案。
二维码的扫描统计还能告诉您哪些设备引发的问题最多，以及您的房客来自哪些国家。
11. 如何使用 Pliyos 在 2 分钟内创建您的数字化手册
借助 Pliyos 智能平台，创建您的欢迎指南不需要任何技术背景：
- 导入您现有的文档：直接上传您现有的 Word 或 PDF 文件。Pliyos AI 会自动识别各章节并结构化您的页面。
- 启用多语言翻译：Airbnb Solo 套餐包含原始语言以及 4 种翻译语言，可从 100 多种语言中选择（每增加一种语言每月 1 欧元）。您也可以将现有的 PDF 或 Word 手册按次翻译，每种语言 5 欧元（不含税）。
- 添加视频：只需几次点击即可嵌入 YouTube 或 Loom 视频教程，讲解您的设备。
- 下载可直接打印的二维码：打印玄关用的欢迎立牌，以及设备用的标签。
常见问题
房客需要下载应用吗？ 不需要。扫描二维码或点击入住前发送的链接，手册就会在手机浏览器中打开。
我可以在房客抵达前发送手册吗？ 可以，而且推荐这样做。在入住前消息中附上链接，并直接在消息中重复最重要的进入信息。
每套房源都需要一份手册吗？ 是的，只要进入方式、设备或周边环境有所不同就需要。通用部分（房屋守则、退房、城市推荐）可以在不同房源之间重复使用。
如果房客没有手机信号怎么办？ 在入口附近放置 Wi-Fi 二维码：连上网络后，房客即可打开手册。同时，请在入住前发送的消息中保留入住信息，房客可以离线查看。
结论：节省时间，赢得更多五星好评
数字化欢迎手册不只是一个科技小玩意：它是房东真正的生产力工具，也是房客安心入住的保障。
从抵达那一刻起消除各种不便，您就能大幅减少咨询消息，并最大限度地提高房源获得满分好评的机会。
如需进一步了解，请查看 我们为 Airbnb 和短租房源提供的欢迎手册方案，或阅读我们关于 优化房客接待 的建议。
想让手册体现您房源的风格？请阅读我们的文章 创建个性化的 Airbnb 入住指南。如果您经营酒店或民宿，请查看我们的 酒店电子入住指南。